Docusign

Signature électronique de documents. Plus d’un million de clients et un milliard d’utilisateurs font confiance à DocuSign pour leurs accords.

En bref

Leader de la signature électronique, Docusign est une société américaine créée en 2003 travaillant avec plus de 250 000 entreprises et 100 millions d’utilisateurs. Docusign permet de signer et de traiter des accords à tout moment, en tout lieu et avec n’importe quel type d’appareil. Ce logiciel de signatures électroniques remplace les documents papiers. Docusign s’adresse aux particuliers et aux entreprises de toutes tailles. Notamment les micro-entrepreneurs, les TPE, les PME et les grands groupes. Les entreprises qui utilisent la signature électronique peu importe le secteur d’activités.

Les avantages et les inconvénients

Découvrez ci-dessous les principaux avantages et inconvénients de Docusign :

Les avantages

-          Solution intuitive et facile d’utilisation

-          Gain de temps

-          Plateforme flexible et personnalisable

-          Possibilité de connexion avec d’autres logiciels

-          Évolutions technologiques régulières

Les inconvénients

-          Quelques solutions ne sont pas conformes eIDAS

-          Envoi de document par e-mail parfois déroutant

Les principales fonctionnalités

Les principales fonctionnalités de Docusign sont :

-          La prise en charge de nombreux types de fichiers de la majorité des applications comme Microsoft.

-          La conversion des formulaires PDF : Docusign reconnaît les champs PDF tout en les convertissant en champs de signature.

-          Les balises et champs standard : Docusign aide les clients à signer et parapher aux bons endroits en seulement quelques clics. Ils peuvent utiliser des balises standards en les enregistrant comme balises personnalisées.

-          Le dessin : Docusign permet aux signataires grâce à la fonction Dessin de télécharger des images. Les signataires peuvent laisser des annotations libres sur ces images.

-          L’intégration à d’autres applications : ce logiciel permet de préremplir les formulaires en s’intégrant à d’autres applications. Une fonctionnalité qui simplifie le travail et limite les risques d’erreur.

-          La spécification du nombre de signataires : en utilisant Docusign, vous pouvez spécifier et demander le nombre de signataires de votre choix tout en les attribuant différents rôles.

-          L’authentification : Docusign assure que les signataires ne mentent pas sur leur identité grâce à différents niveaux d’authentification.

Quels sont les principaux usages de Docusign?

DocuSign est une plateforme de signature électronique et de gestion des transactions numériques. Elle offre de nombreux usages dans divers domaines. Voici quelques-uns des principaux usages de DocuSign :

1. Signature électronique : L'utilisation la plus courante de DocuSign est la signature électronique de documents. Il permet aux utilisateurs de signer des contrats, des accords, des formulaires et d'autres types de documents directement en ligne, sans avoir besoin d'imprimer, de signer manuellement et de numériser le document. Cela permet de gagner du temps, d'économiser du papier et de faciliter les processus de signature.
2. Gestion des contrats : DocuSign facilite la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. Il permet de créer, de distribuer, de suivre et de stocker des contrats électroniques de manière sécurisée. Les utilisateurs peuvent ajouter des champs de signature, de date, de texte et d'autres éléments pour personnaliser les contrats en fonction des besoins.
3. Approbations et autorisations : DocuSign peut être utilisé pour obtenir des approbations et des autorisations électroniques. Il permet aux utilisateurs de soumettre des documents pour approbation, d'ajouter des champs d'approbation et de configurer des flux de travail pour collecter les signatures et les approbations nécessaires. Cela facilite la collaboration et accélère les processus d'approbation.
4. Transactions immobilières : Dans l'industrie immobilière, DocuSign est largement utilisé pour la gestion des transactions immobilières. Il permet aux agents immobiliers, aux acheteurs, aux vendeurs et aux autres parties impliquées de signer électroniquement les documents nécessaires, tels que les contrats de vente, les baux, les accords de financement, etc.
5. Services financiers : Les institutions financières utilisent DocuSign pour simplifier et sécuriser les processus de signature dans les domaines tels que l'ouverture de compte, la demande de prêt, la souscription de produits financiers, etc. Les clients peuvent signer électroniquement les documents nécessaires, ce qui accélère les processus et améliore l'expérience client.
6. Ressources humaines : Dans le domaine des ressources humaines, DocuSign est utilisé pour la gestion des documents liés aux employés, tels que les contrats de travail, les formulaires fiscaux, les formulaires d'inscription aux avantages sociaux, etc. Les employés peuvent signer électroniquement les documents et les services RH peuvent gérer et stocker les documents de manière numérique.
7. Secteur de la santé : Dans le secteur de la santé, DocuSign est utilisé pour la gestion des documents médicaux et administratifs. Les patients peuvent signer électroniquement les formulaires de consentement, les autorisations de traitement, les formulaires de divulgation d'informations, etc.
8. Secteur juridique : Les professionnels du droit utilisent DocuSign pour faciliter la signature électronique des documents juridiques, tels que les contrats, les accords de règlement, les procurations, etc. Cela permet de réduire les délais, d'améliorer l'efficacité et de faciliter la collaboration entre les parties.

Les principes de tarification

Docusign propose trois types de tarifs qui se différencient en fonction du nombre d’utilisateurs et du nombre d’envois de document par mois.

-          Le tarif « particuliers » pour un seul utilisateur avec 5 envois de documents par mois.

-          Le tarif « standard » pour des envois illimités de documents par mois.

-          Le tarif « business pro » pour des envois illimités de documents par mois avec un essai gratuit de 30 jours.

Avis clients sur Docusign

Sur Capterra, Docusign récolte une note de 4.7/5 avec 6871 avis, une note de 1.2 avec 340 avis sur Trustpilot. Les clients évoquent comme avis positifs le gain de temps et l’automatisation poussée.

Mode d'emploi de Docusign

Voici un mode d'emploi pour utiliser DocuSign :

Étape 1 : Créer un compte

• Rendez-vous sur le site web de DocuSign et créez un compte en fournissant les informations requises.
• Suivez les instructions pour vérifier votre compte par e-mail.

Étape 2 : Préparer un document à signer

• Préparez le document que vous souhaitez faire signer électroniquement. Il peut s'agir d'un contrat, d'un accord, d'un formulaire, etc.
• Assurez-vous que le document est au format PDF ou dans un autre format pris en charge par DocuSign.

Étape 3 : Envoyer le document

• Connectez-vous à votre compte DocuSign.
• Cliquez sur le bouton "Envoyer un document" ou similaire pour commencer le processus d'envoi du document.
• Téléchargez le document à partir de votre ordinateur ou importez-le depuis un service de stockage en ligne tel que Google Drive ou Dropbox.

Étape 4 : Ajouter les destinataires

• Ajoutez les adresses e-mail des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le document.
• Pour chaque destinataire, vous pouvez spécifier s'il doit simplement signer le document ou s'il doit également le compléter en ajoutant des informations supplémentaires.

Étape 5 : Placer les champs de signature

• Dans le document, placez les champs de signature là où les destinataires doivent apposer leur signature électronique.
• DocuSign propose des outils pour ajouter des champs de signature, de date, de case à cocher, de texte, etc.
• Vous pouvez personnaliser les champs en fonction de vos besoins.

Étape 6 : Personnaliser le processus de signature

• Configurez les options de signature, telles que l'ordre de signature des destinataires, les rappels automatiques, les notifications par e-mail, etc.
• Vous pouvez également ajouter des instructions supplémentaires pour guider les destinataires lors du processus de signature.

Étape 7 : Envoyer le document pour signature

• Une fois que vous avez configuré les destinataires et les champs de signature, cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer le document.
• Les destinataires recevront un e-mail avec un lien pour accéder au document et le signer électroniquement.

Étape 8 : Suivre le statut des signatures

• Dans votre compte DocuSign, vous pourrez suivre en temps réel le statut des signatures.
• Vous serez notifié lorsque les destinataires auront signé le document.

Étape 9 : Télécharger et sauvegarder le document signé

• Une fois que tous les destinataires ont signé le document, vous pouvez télécharger la version signée depuis votre compte DocuSign.
• Vous pouvez également choisir de sauvegarder le document dans un service de stockage en ligne ou de l'intégrer à d'autres systèmes.

DocuSign et la sécurité des transactions électroniques
DocuSign est également reconnu pour son engagement en matière de sécurité et de conformité. Chaque transaction est protégée par des protocoles de cryptage avancés, garantissant l'intégrité et la confidentialité des données échangées. De plus, DocuSign respecte des normes internationales rigoureuses comme l'eIDAS pour l'Union Européenne et le standard ESIGN aux États-Unis, renforçant sa crédibilité auprès des entreprises multinationales. Cette approche permet aux utilisateurs de répondre aux exigences légales spécifiques de leurs secteurs, comme les services financiers, la santé ou encore l'immobilier.

L'impact de la signature électronique sur la durabilité
En adoptant des solutions telles que DocuSign, les entreprises réduisent considérablement leur empreinte écologique. En remplaçant les processus papier par des signatures électroniques, elles économisent des tonnes de papier chaque année et contribuent à la diminution des émissions de CO₂ liées au transport de documents. Par ailleurs, cette transition digitale favorise une meilleure gestion des ressources et un alignement sur les objectifs de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), ce qui en fait une solution non seulement efficace mais aussi éthique pour les organisations modernes.