Comment faire une facture : obligations & outils
Pour faire une facture, il est important de respecter certaines obligations légales et de choisir les bons outils pour faciliter le processus. Voici quelques étapes à suivre :
- Les obligations légales :
- La facture doit contenir les mentions obligatoires, telles que la date d’émission, le numéro de facture, le nom et l’adresse de l’entreprise, la quantité et le prix des biens ou services fournis, le taux de TVA, le montant total à payer, etc. Il est important de se renseigner sur les obligations légales en vigueur dans votre pays ou région.
- La facture doit être numérotée et datée pour faciliter la gestion de la comptabilité.
- Les outils pour faire une facture :
- Les logiciels de facturation peuvent faciliter la création et la gestion de factures. Il existe de nombreuses solutions en ligne, souvent payantes, qui permettent de créer des factures en quelques clics et de les envoyer directement par email aux clients.
- Les modèles de facture, disponibles gratuitement en ligne, peuvent également être utiles pour créer une facture rapidement. Il suffit de télécharger le modèle, de le personnaliser avec les informations de l’entreprise et de l’envoyer au client.
Pour faire une facture, il est important de respecter les obligations légales en vigueur dans votre pays ou région et de choisir les bons outils pour faciliter le processus. Les logiciels de facturation peuvent être utiles pour la création et la gestion de factures, tandis que les modèles de facture peuvent être utilisés pour créer une facture rapidement.
Obligations légales sur une facture en France
En France, une facture doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice de la facture, ainsi que son numéro SIRET.
- Le nom et l’adresse du client.
- La date d’émission de la facture.
- Un numéro unique et chronologique permettant d’identifier la facture.
- La désignation précise de la prestation ou des biens vendus.
- La quantité, le prix unitaire et le taux de TVA applicable à chaque prestation ou chaque bien.
- Le montant total de la facture hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
- La date à laquelle le paiement doit être effectué.
- Les modalités de règlement (mode de paiement, conditions de paiement, escompte éventuel, etc.).
- Le taux des pénalités de retard en cas de paiement après la date prévue, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
Il est important de respecter ces obligations légales pour que la facture soit valide et opposable en cas de litige.
Il est également important de noter que pour les entreprises assujetties à la TVA, la facture doit comporter le taux de TVA applicable à chaque prestation ou chaque bien vendu, ainsi que le montant de la TVA correspondante. La facture doit être conservée pendant un délai de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elle se rapporte.
Les outils et logiciels pour émettre des factures
Il existe de nombreux outils et logiciels pour émettre des factures, qui peuvent faciliter la gestion de la facturation et rendre le processus plus rapide et plus efficace. Voici quelques exemples :
Les logiciels de facturation en ligne : il s’agit de solutions payantes qui permettent de créer et de gérer des factures en ligne, avec des fonctionnalités avancées telles que la gestion des devis, la gestion des paiements, la génération de rapports, etc. Certains exemples de logiciels de facturation en ligne sont Zoho Invoice, QuickBooks, ou encore Sage Business Cloud Facturation.
Les logiciels de comptabilité : certains logiciels de comptabilité, tels que Sage, Cegid ou EBP, intègrent également des fonctionnalités de facturation, ce qui permet de gérer l’ensemble de la comptabilité et de la facturation au sein d’un seul outil.
Les modèles de facture : il est également possible d’utiliser des modèles de facture gratuits disponibles en ligne, tels que ceux proposés par Microsoft Excel, Google Sheets ou encore Canva. Ces modèles peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise.
Les applications mobiles : il existe également des applications mobiles pour émettre des factures, telles que FaireSaFacture, Debitoor ou encore Invoice Simple, qui permettent de créer et d’envoyer des factures depuis un smartphone ou une tablette.
Il est important de choisir l’outil ou le logiciel le plus adapté aux besoins de l’entreprise, en fonction de la taille de l’entreprise, du volume de facturation et des fonctionnalités requises.
Quels sont les différents types de facture?
Il existe différents types de facture à créer en fonction de la situation de l’entreprise et de la nature de la transaction. Voici quelques exemples :
- La facture d’acompte : cette facture est émise lorsqu’un acompte a été versé par le client pour une prestation ou un bien qui sera livré ou réalisé ultérieurement. Elle doit mentionner le montant de l’acompte et la date de livraison ou de réalisation de la prestation.
- La facture de régularisation : cette facture est émise en cas d’erreur ou d’omission sur une facture précédente. Elle permet de rectifier la situation et de régulariser la facture.
- La facture d’avoir : cette facture est émise lorsque le client retourne des biens ou annule une prestation, et qu’un remboursement doit être effectué. Elle permet de déduire le montant remboursé de la facture initiale.
- La facture proforma : cette facture est émise avant la livraison ou la réalisation de la prestation pour informer le client du montant à payer. Elle ne possède pas la même valeur juridique qu’une facture définitive.
- La facture rectificative : cette facture est émise lorsque le montant facturé initialement est modifié en raison d’un changement dans la prestation ou dans les conditions de vente.
Il est important de choisir le type de facture approprié en fonction de la situation, afin de garantir la conformité et la validité de la facture.
Les modes de paiement sur une facture
Une facture doit préciser les modalités de paiement, c’est-à-dire les modes de paiement acceptés par l’entreprise. Voici quelques exemples de modes de paiement qui peuvent être mentionnés sur une facture :
- Le paiement par virement bancaire : il s’agit d’un mode de paiement courant, qui permet au client de transférer l’argent directement sur le compte bancaire de l’entreprise. Les informations bancaires de l’entreprise doivent être précisées sur la facture.
- Le paiement par chèque : il s’agit d’un mode de paiement plus traditionnel, qui consiste à envoyer un chèque par courrier à l’entreprise émettrice de la facture. L’adresse à laquelle envoyer le chèque doit être précisée sur la facture.
- Le paiement par carte bancaire : il est possible d’accepter les paiements par carte bancaire en utilisant une solution de paiement en ligne sécurisée, telle que PayPal, Stripe, ou encore PayPlug.
- Le paiement en espèces : il est possible d’accepter les paiements en espèces, mais il est recommandé de limiter ce mode de paiement pour des montants faibles et de préciser un plafond pour les paiements en espèces sur la facture.
Il est important de préciser sur la facture les modalités de paiement acceptées, ainsi que les éventuelles conditions de paiement (délai de paiement, escompte, pénalités de retard, etc.).
La conservation des factures
La conservation des factures est une obligation légale pour les entreprises, afin de pouvoir justifier de leur comptabilité en cas de contrôle fiscal. Voici quelques éléments à connaître sur la conservation des factures :
- Durée de conservation : en France, les factures doivent être conservées pendant un délai de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent.
- Support de conservation : les factures peuvent être conservées sur support papier ou sous forme électronique, à condition que les documents soient authentiques, intègres et lisibles. Les factures électroniques doivent respecter les exigences de l’administration fiscale en matière de signature électronique, d’archivage et de conservation.
- Organisation de la conservation : les factures doivent être classées et organisées de manière à pouvoir être retrouvées rapidement en cas de besoin. Il est recommandé d’utiliser des logiciels de gestion électronique de documents pour faciliter la recherche et la gestion des factures.
- Sanctions en cas de non-respect : le non-respect de l’obligation de conservation des factures peut entraîner des sanctions fiscales et pénales, telles que des amendes ou des poursuites judiciaires.
Il est donc essentiel de mettre en place une organisation efficace pour la conservation des factures, que ce soit sur support papier ou électronique, afin de se conformer aux obligations légales en vigueur.
Quels délais de paiement mettre sur les factures?
Les délais de paiement à mentionner sur les factures peuvent varier en fonction des conditions de vente convenues entre l’entreprise et le client, ainsi que de la réglementation en vigueur. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- La réglementation en vigueur : en France, la loi prévoit un délai de paiement de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de la date d’exécution de la prestation, sauf accord entre les parties pour un délai différent. Ce délai peut être porté à 45 jours fin de mois ou à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture pour les contrats conclus entre professionnels.
- Les conditions de vente : les délais de paiement peuvent être définis dans les conditions générales de vente de l’entreprise, en fonction de la nature de la prestation, du montant de la facture, ou encore de la relation commerciale avec le client. Il est important de s’assurer que les conditions de vente respectent la réglementation en vigueur.
- Les relations commerciales avec le client : les délais de paiement peuvent également être négociés avec le client en fonction de la relation commerciale, de la confiance accordée, ou encore de la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, il est important de préciser les délais de paiement convenus sur la facture.
Il est donc essentiel de bien définir les délais de paiement sur les factures, en respectant la réglementation en vigueur et en prenant en compte les conditions de vente et les relations commerciales avec le client.
Est-il obligatoire de faire une facture pour un auto-entrepreneur ?
Oui, en tant qu’auto-entrepreneur, il est obligatoire de faire une facture pour chaque vente ou prestation de service réalisée, même si l’activité est exercée de manière ponctuelle ou occasionnelle. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues par la réglementation en vigueur, notamment le nom et l’adresse de l’auto-entrepreneur, le numéro SIRET, le numéro de facture, la date d’émission, la description de la prestation ou des biens vendus, le montant hors taxe et toutes taxes comprises, le taux de TVA applicable, le délai et les modalités de paiement, ainsi que les pénalités de retard éventuelles.
L’auto-entrepreneur doit conserver les factures pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent, afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal. En revanche, si l’auto-entrepreneur bénéficie du régime de la franchise en base de TVA, il n’a pas à facturer de TVA sur ses prestations ou ventes et doit mentionner sur la facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Il est donc important pour l’auto-entrepreneur de connaître les obligations légales en matière de facturation, afin de pouvoir exercer son activité en toute conformité et de respecter les obligations fiscales.
Quand envoyer une relance de facture impayée ?
Le délai pour envoyer une relance de facture impayée peut varier en fonction des conditions de vente convenues entre l’entreprise et le client, ainsi que de la réglementation en vigueur. Voici quelques éléments à prendre en compte :
Les conditions de vente : les conditions de vente peuvent prévoir un délai de paiement spécifique, qui peut être différent du délai légal de 30 jours (ou 60 jours dans certains cas) mentionné sur la facture. Il est donc important de se référer aux conditions de vente pour déterminer le délai de paiement convenu avec le client.
Le délai de paiement légal : si aucun délai de paiement n’a été spécifié dans les conditions de vente, le délai de paiement légal de 30 jours (ou 60 jours dans certains cas) s’applique. Il est donc conseillé d’attendre ce délai avant d’envoyer une première relance.
La relation commerciale avec le client : le délai pour envoyer une relance peut également dépendre de la relation commerciale avec le client. Si le client est un bon payeur habituel, il peut être préférable d’attendre un peu plus longtemps avant d’envoyer une relance, tandis que si le client est un mauvais payeur habituel, il peut être nécessaire d’envoyer une relance dès le dépassement du délai de paiement.
En général, il est conseillé d’envoyer une première relance de facture impayée dès le dépassement du délai de paiement convenu, en rappelant le montant dû, la date d’échéance, les modalités de paiement, ainsi que les éventuelles pénalités de retard prévues. Si aucun paiement n’est reçu après cette première relance, il est conseillé d’envoyer une deuxième relance quelques jours ou semaines plus tard, et de relancer régulièrement jusqu’à ce que le paiement soit effectué.
Les 10 principaux logiciels pour émettre des factures en France? avantages, fonctionnalités et prix
Voici une liste de 10 logiciels pour émettre des factures en France, avec leurs avantages, fonctionnalités et prix :
- QuickBooks : QuickBooks est un logiciel de comptabilité en ligne qui intègre des fonctionnalités de facturation avancées, telles que la gestion des devis, la création de factures récurrentes, la gestion des paiements en ligne, la gestion des stocks, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 10 euros par mois.
- Zoho Invoice : Zoho Invoice est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures rapidement et facilement, avec des fonctionnalités telles que la gestion des devis, la gestion des paiements en ligne, la création de rapports, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 9 euros par mois.
- Sage Business Cloud Facturation : Sage Business Cloud Facturation est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des stocks, la gestion des clients, la gestion des paiements en ligne, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 10 euros par mois.
- EBP Facturation : EBP Facturation est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des paiements en ligne, la gestion des clients, la gestion des stocks, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 7,90 euros par mois.
- Kiwili : Kiwili est un logiciel de gestion en ligne qui intègre des fonctionnalités de facturation, de gestion de projet, de gestion de temps, de gestion des finances, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 12 euros par mois.
- Debitoor : Debitoor est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des paiements en ligne, la gestion des clients, la gestion des stocks, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 5 euros par mois.
- Factomos : Factomos est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des paiements en ligne, la gestion des clients, la gestion des stocks, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 9,90 euros par mois.
- FreshBooks : FreshBooks est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des paiements en ligne, la gestion des clients, la gestion des projets, etc. Il propose plusieurs formules tarifaires, à partir de 6 euros par mois.
- Henrri : Henrri est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer et de gérer des factures, des devis et des avoirs, avec des fonctionnalités telles que la gestion des paiements en ligne, la gestion des clients, la gestion des stocks, etc. Il propose une formule tarifaire unique, à partir de 10 euros par mois.
Quels critères pour choisir un outil de facturation?
Le choix d’un outil de facturation dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Cependant, voici quelques critères à prendre en compte pour choisir un outil de facturation :
- Les fonctionnalités : il est important de choisir un outil de facturation qui répond à vos besoins spécifiques en matière de facturation, de gestion des devis, de suivi des paiements, de gestion des stocks, etc.
- L’ergonomie : l’interface de l’outil de facturation doit être facile à utiliser et intuitive pour permettre une utilisation rapide et efficace.
- L’automatisation : l’outil de facturation doit permettre l’automatisation de certaines tâches telles que la création de factures récurrentes, la gestion des paiements en ligne, l’envoi de rappels de paiement, etc.
- L’intégration : il est important de choisir un outil de facturation qui peut être intégré à d’autres outils de gestion, tels que les logiciels de comptabilité, les logiciels de gestion de projet, les plateformes de paiement en ligne, etc.
- La sécurité : l’outil de facturation doit être sécurisé pour protéger les données sensibles des clients et de l’entreprise.
- La compatibilité : l’outil de facturation doit être compatible avec les normes fiscales en vigueur dans votre pays, ainsi qu’avec les formats de facture couramment utilisés.
- Le prix : le coût de l’outil de facturation doit être pris en compte en fonction des fonctionnalités et des besoins de l’entreprise.
En prenant en compte ces critères, vous devriez être en mesure de choisir un outil de facturation qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil informatique qui permet de gérer la facturation d’une entreprise de manière efficace et automatisée. Voici les principales fonctionnalités qu’un logiciel de facturation peut proposer :
- La création de factures : un logiciel de facturation permet de créer des factures rapidement et facilement, en intégrant les informations nécessaires telles que le nom du client, la date, le montant, la description des produits ou des services, etc.
- La gestion des devis : un logiciel de facturation peut permettre de créer des devis, de les transformer en factures une fois validés par le client, et de suivre les devis refusés.
- Le suivi des paiements : un logiciel de facturation permet de suivre les paiements des factures émises et d’envoyer des rappels de paiement en cas de retard.
- La gestion des avoirs : un logiciel de facturation permet de gérer les avoirs liés aux factures, et de les déduire automatiquement des factures à venir.
- La gestion des clients : un logiciel de facturation permet de gérer la base de données clients, de créer des fiches clients avec leurs informations de contact, leur historique de paiement, etc.
- La gestion des stocks : certains logiciels de facturation proposent des fonctionnalités de gestion des stocks, permettant de suivre les stocks de produits et de déclencher des alertes de réapprovisionnement.
- L’automatisation des tâches : un logiciel de facturation permet d’automatiser certaines tâches, telles que la création de factures récurrentes, l’envoi de rappels de paiement, la gestion des paiements en ligne, etc.
- La génération de rapports : un logiciel de facturation permet de générer des rapports sur les factures émises, les paiements reçus, les clients, les produits, etc.
- La compatibilité avec les normes fiscales : un logiciel de facturation doit être compatible avec les normes fiscales en vigueur, notamment en matière de TVA, de numérotation des factures, etc.
- La sécurité des données : un logiciel de facturation doit garantir la sécurité des données clients et de l’entreprise, notamment en matière de stockage et de transmission des données.
Ces fonctionnalités peuvent varier en fonction des logiciels de facturation et des besoins spécifiques de chaque entreprise.